Waardevolle kennis/ervaring behouden binnen de organisatie

Challenge: VNOG zoekt een slimme, schaalbare en mensgerichte oplossing om impliciete en specialistische kennis van vertrekkende medewerkers tijdig en duurzaam te borgen, zodat cruciale ervaring niet verloren gaat bij de grootschalige uitstroom door pensionering.

Introductie

Binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) vindt de komende tien jaar een grootschalige uitstroom van personeel plaats door pensionering. Naar verwachting zal circa één derde van de medewerkers vertrekken. Veel van deze collega’s beschikken over specialistische kennis, opgebouwd over jarenlange dienst.
Het probleem? Een groot deel van die kennis is niet formeel vastgelegd. Het gaat vaak om impliciete, informele of “tussen neus en lippen door”-taken die essentieel zijn voor het goed functioneren van de organisatie. Bij vertrek verdwijnen deze waardevolle inzichten en werkpraktijken geruisloos uit de organisatie.

De gevolgen zijn reëel: extra druk op achterblijvende collega’s, inefficiëntie, verloren kennis en onnodige kosten. VNOG wil dit structureel anders organiseren, en zoekt hiervoor een slimme en toekomstbestendige oplossing.

Centrale vraag

Hoe kunnen we via slimme, schaalbare en mensgerichte tooling de impliciete en specialistische kennis en ervaring / inzichten van vertrekkende medewerkers borgen, zodat deze overdraagbaar blijft voor de toekomst?

Context en ambitie

De huidige situatie laat zien dat:

• Specialistische kennis vooral in hoofden zit, niet in systemen of handleidingen;
  
• Veel medewerkers taken oppakken die niet in formele functieomschrijvingen staan;
  
• Deze ‘verborgen’ taken verdwijnen bij pensionering zonder overdracht;
  
• Dit leidt tot onzichtbare werkdruk voor andere collega’s;
  
• Er momenteel geen standaardproces of tool is voor gestructureerde kennisoverdracht;
  
• De organisatie voor een grote vervangingsopgave staat;
  
• Er behoefte is aan continuïteit, rust in het werk en behoud van kwaliteit.
  

VNOG wil toewerken naar een organisatie waarin kennis tijdig, gestructureerd en laagdrempelig wordt overgedragen, met oog voor menselijke waarden én efficiëntie.

Wat zoeken we?

We zoeken startups, ondernemers en creatieve makers die:

• Een concreet prototype of pilot kunnen opzetten in de VNOG-praktijk;
  
• Een slimme tool of aanpak ontwikkelen voor het vastleggen van impliciete kennis;
  
• Oplossingen bieden voor het signaleren van verborgen taken en routines;
  
• Technologieën inzetten zoals AI, kenniskaarten, voice-interviews, NLP of low-code platformen;
  
• Vertrekkende medewerkers helpen bij het inzichtelijk maken van hun bijdrage en routines;
  
• De overdracht aan opvolgers intuïtief, efficiënt en empathisch maken;
  
• Kunnen leren van meerdere uitstromingen en patronen hierin herkennen;
  
• De tool schaalbaar maken naar andere teams of veiligheidsregio’s;
  
• De druk op achterblijvende collega’s helpen verlagen door heldere taakverdeling.
  

Wat zoeken we nadrukkelijk niet?

• Algemene rapporten of adviestrajecten zonder praktische toepassing;
  
• Verzamelde kennis in statische documenten zonder overdraagbaarheid;
  
• Oplossingen die teveel tijd kosten of weerstand oproepen bij gebruikers;
  
• Tools zonder oog voor menselijke dynamiek en werksfeer.
  

Wat bieden we?

• Praktijkinzichten van uitstromende en zittende medewerkers;
  
• Toegang tot HR, teamleiders en kennisdragers binnen de organisatie;
  
• Begeleiding vanuit het Startup in Residence-programma;
  
• Maandelijkse check-ins, sparringmomenten en begeleiding richting implementatie;
  
• Een kans om VNOG als launching customer te krijgen;
  
• Mogelijkheid tot uitbreiding binnen andere onderdelen of veiligheidsregio’s.
  

Waarom dit moment?

De komende jaren staan in het teken van grote vervangingsvraagstukken binnen VNOG. Tegelijkertijd staat kwaliteit van dienstverlening, werkdrukvermindering en behoud van vakkennis hoog op de agenda. Er is momentum én urgentie om nu te investeren in duurzame kennisborging – voordat het te laat is.

Afsluiter

Help ons om jarenlange ervaring niet verloren te laten gaan. Ontwikkel met ons een systeem dat slimme overdracht van kennis mogelijk maakt, zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen. Want stille uitstroom mag nooit leiden tot stille achteruitgang.

Update

25-09-2025 Updates will be published at 21th of October

21-10-2025: We did receive the following questions (see english text below)

Wat voor soort kennis gaat er nu verloren?
Er gaat vooral ervaringskennis verloren: inzichten en vaardigheden van senior medewerkers die je niet op school leert, maar opdoet door jarenlang in de praktijk te werken. Deze medewerkers beschikken over het vermogen om verder door te denken, verbanden te leggen en situaties vanuit verschillende invalshoeken te beoordelen. Het gaat niet alleen om kennis en vaardigheden, maar vooral om het vastleggen van inzichten — de manier van redeneren, afwegen en handelen in complexe situaties.

Kan deze kennis worden opgeschreven?
Een deel van deze kennis is vast te leggen, bijvoorbeeld in werkinstructies, protocollen of kennisdocumenten. Maar een belangrijk deel is lastig te vangen in woorden, omdat het gaat om contextafhankelijke afwegingen, ervaring en intuïtie. Bovendien verandert de omgeving continu — wetgeving, maatschappelijke verwachtingen en technologie — waardoor vastgelegde kennis snel kan verouderen.

Wat kan een ervaren medewerker wel wat een nieuwe werknemer nog niet kan?
Een ervaren medewerker kan beter afwegen, prioriteren en inschatten welke factoren relevant zijn in een bepaalde situatie. Zij herkennen patronen, hebben een beter gevoel voor risico’s en weten wanneer ze moeten afwijken van de theorie. Nieuwe medewerkers beschikken vaak over theoretische kennis, maar missen nog het praktische referentiekader om die kennis effectief toe te passen.

Wanneer is deze kennis nodig?
Deze kennis is vooral van waarde in de zogenoemde ‘koude situatie’ — het moment vóór of ná de inzet, waarin wordt nagedacht over risico’s, scenario’s en besluitvorming. In de ‘warme situatie’ (tijdens een incident) wordt veel getraind op handelingen, maar de diepere kennis om situaties te interpreteren en te duiden komt juist in de rustige, reflectieve momenten tot zijn recht.

In welke laag van de organisatie bevindt zich deze kennis?
De kennis bevindt zich op meerdere niveaus binnen de VNOG. Niet alleen bij het operationele brandweerpersoneel, maar ook binnen risicobeheersing, bedrijfsvoering en ondersteunende functies zoals HRM en Financiën. Het gaat dus om organisatiebrede kennis die verspreid aanwezig is, maar niet overal op dezelfde manier wordt vastgelegd of gedeeld.

Wordt er momenteel al op een manier kennismanagement toegepast?
Er wordt op dit moment wisselend aan kennismanagement gedaan. Het gebeurt vooral op teamniveau en is sterk afhankelijk van individuele initiatieven. Er is nog geen organisatiebrede structuur of eenduidige aanpak om kennis systematisch te borgen, delen en door te geven.

English Version